Procedimientos vs. Gastos

 

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Siempre he sido enemigo de dar procedimientos incompletos a personal sin criterio. Y por incompletos me refiero a que sean procedimientos que no contemplen excepciones. Habrá quienes consideren que el procedimiento es sagrado y debe cumplirse si o si, y eso es válido siempre que el procedimiento este completo. El gran problema, con el que en alguna oportunidad nos ha tocado lidiar, es cuando alguien - necesario para dar solución a una eventualidad - nos sale con la cantaleta de "el procedimiento dice...". Es en esos momentos en los que uno busca calmarse y evitar tomar decisiones apresuradas pues sabe que con la tecnología de hoy igual descubrirán que no fue un accidente (para más referencias ver CSI).

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Consideremos un procedimiento que cumple su propósito (uno bien diseñado por cierto) pero que implica un gasto fuerte. Es aquí donde cualquier encargado de reducir gastos atacará primero. Y lo curioso del caso es que buscarán formas exhaustivas de elevar el control sobre el uso del recurso, complican el acceso, se reduce el uso del mismo y así se consigue el ahorro. La velocidad de respuesta habrá nuevamente perdido la batalla.

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Evidentemente eso implica que los procesos tomen más tiempo (o se pierda calidad en la información), consuman mas recursos y al final el gasto total del mismo se eleve. Sin embargo, para fines de presentación ante algún comité de reducción de gastos será un golazo inobjetable y, probablemente, motivo de algún reconocimiento por la excelente labor en "bienestar" de la empresa.

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Recuerdo mucho una tira de Dilbert en la que un experto en reducción de gastos le explicaba como cambiaría el procedimiento para acceder a la nueva impresora a color, finalmente Dilbert refutaba el tema alegando que ante un procedimiento tan tedioso nadie iba a usarla. Entonces el experto remataba diciendo que ante el poco uso se vería que era innecesario el equipo y así se cumplía el objetivo del programa de reducción.

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Si no se va a colocar a gente con criterio en todos los puestos entonces al menos que sea gente con criterio la que revise los procedimientos. Vale la pena invertir en quienes tendrán la tarea de determinar cómo optimizar actividades y procedimientos que afectan directamente la velocidad de los procesos de la empresa.

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Y, por cierto, dar incentivos % por la reducción total de gastos obtenida es una pésima idea.

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